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Vivemos em um mercado dinâmico, que muda constantemente através do desenvolvimento de novos métodos e tecnologias. Diante dessa situação, o plano de contingência se torna uma estratégia válida para o posicionamento da empresa.
Para entendermos melhor sobre o assunto que vamos abordar nesse artigo, vamos ao significado de contingência.
Contingência:
“Possibilidade de que algo aconteça ou não”.
E como materializamos tal significado para um plano?
Isso é bem simples, o plano de contingência é uma ferramenta elaborada para que as ações de riscos possam ser orientadas, caso tais ações venha a acontecer.
Confira o artigo: Mitigação de riscos, 5 formas de diminuir a exposição da sua empresa.
Em algumas circunstâncias podemos definir o plano de contingência como a alternativa B.
No decorrer desse artigo iremos explicar para você como desenvolver um bom plano e prevenir riscos e ameaças para o seu negócio. Não deixe de ler até o final.
Um bom plano de contingência é constituído por 6 fatores primordiais e que, consequentemente, fazem parte de muitos departamentos dentro das organizações.
Os fatores que compõem um bom plano são:
Obtendo o conhecimento desses fatores, desenvolver o plano de contingências se torna uma tarefa mais simples.
Veja essa explicação que encontramos:
“O Plano de Contingência é um documento onde estão definidas as responsabilidades estabelecidas em uma organização, para atender a uma emergência e também contêm informações detalhadas sobre as características da área ou sistemas envolvidos. É um documento desenvolvido com o intuito de treinar, organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais”.
Toda área ou departamento de uma empresa está exposta a situações anormais em sua rotina, sempre existe algo que sai do controle e, diante dessas situações, é fundamental possuir um plano de contingência.
Portanto, o plano de contingência pode ser utilizado por qualquer área de negócio que precisa conter riscos e controlar anomalias que surgem durante a execução de um plano original de atividades.
Ter alternativas para as ações principais é uma forma de estar preparado para os acontecimentos inesperados.
Para que você consiga desenvolver um bom plano de contingência para suas ações, sejam elas, compliance, recursos humanos, jurídico e entre outros, sugiro a utilização dessas 5 dicas:
Agora que você conhece as dicas essenciais para desenvolver o seu plano, vamos nos aprofundar um pouco sobre cada um.
Dentro de uma operação de negócio, o objetivo é quase sempre padrão: solucionar um problema!
Mas, para solucionar um problema, ele precisa existir e sempre existem problemas! Como identifica-los, se torna a pergunta principal.
Para que essa etapa comece a ser colocada em prática, é necessário iniciar um acompanhamento constante de todas as ações operacionais dos departamentos.
A partir desse acompanhamento você passa a obter indicadores de desempenho que irão mostrar quais pontos estão vulneráveis e precisam de melhorias
Após uma breve análise, classifique os riscos que estão mais propensos a acontecer de novo.
Lembra dos indicadores de desempenho que comentei no ponto anterior?
Pois bem, após iniciar um controle rotineiro, seja ele, semanal, quinzenal ou mensal, as KPI’s monitoradas passaram a indicar onde o problema está ocorrendo.
É um processo falho na contratação de pessoas lá no departamento de RH?
É uma falha no monitoramento de processos e ações judiciais no departamento jurídico?
Porque esses problemas estão acontecendo?
Falta informação para o time de RH durante um processo seletivo?
Falta um sistema inteligente que monitora diário oficiais no Brasil inteiro para o departamento jurídico?
Tendo esses dois pontos mapeados, vamos ao próximo ponto!
Após iniciar identificar qual é o problema, como e onde ocorre, o desenvolvimento do plano de contingência já começa a ganhar corpo.
Agora, a tarefa é, quando ocorre o problema?
No início do processo? Durante o processo? Ao final do processo?
Para termos uma noção significativa desses acontecimentos, precisaremos utilizar um método estatístico eficiente e que sempre auxilia durante o processo de tomada de decisão.
A identificação de padrões!
Qual o período que mais ocorre problema nos canais de denúncias de compliance?
A pessoa que denuncia consegue acessar os canais com facilidade ou encontrar constantemente dificuldades?
Saber quando ocorre um problema é a melhor forma para conseguir desenvolver um plano de contingência.
Essa pergunta costuma valer uma fortuna para as empresas!
Até aqui, mapeamos:
Estamos totalmente munidos com informações que servirão de insights para a construção de estratégia de melhorias.
O plano de contingência deverá conter essas estratégias voltadas para as melhorias dos gargalos identificados nos pontos anteriores.
A resposta para essa pergunta é: desenvolver estratégias eficazes que serão capazes de solucionar os problemas identificados através do acompanhamento de indicadores de desempenho.
Recomendamos a leitura: Como fazer uma auditoria de due diligence?
Esse é um dos passos mais importantes, definir os responsáveis por planejar o plano de contingência.
Os mesmos terão que desenhar alternativas e definir estratégias que serão fundamentais para a resolução de problemas.
Cada área terá que definir um responsável para pensar no plano.
O ponto principal aqui, é escolher pessoas que entendam do assunto e possuam know how para aplicar métodos e conceitos avançados de solução de problemas.
Espero que essas dicas sejam totalmente úteis para você e que através delas, você possa tirar insights preciosos para a elaboração do plano de contingência da sua área.
Nunca se esqueça de monitorar constantemente as ações que são aplicadas pelo seu time, pois essa é a melhor forma de identificar os principais erros que estão sendo cometidos e que estão colocando a empresa em situação de risco.
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